場面別 例文集
送る前にいちばん迷う場面を10件そろえました。各ページには「つい送ってしまいがちな文」と、上司・取引先それぞれに向けたそのまま送れる文面を掲載しています。
体調不良で休むときの連絡
熱がある朝に長い文章を考える余裕はありません。休む連絡で必要な情報は「休むこと」「理由」「引き継ぎ」「連絡が取れる時間」の4点だけです。この4点が入っていれば、短くても失礼にはなりません。
例文3件を見る →締切に間に合わないときの連絡
遅れの連絡でいちばん怒られるのは、遅れたことではなく「連絡が遅れたこと」です。間に合わないと分かった時点で、謝罪・新しい期限・現在の進捗の3点を先に出します。原因の説明は最後で構いません。
例文3件を見る →返信が来ない相手への催促
催促が気まずいのは、「返していないあなたが悪い」と読める言い方になりやすいからです。原因を相手に置かず、自分の都合・行き違いの可能性・期限の3つに置き換えると、同じ内容でも催促に見えません。
例文3件を見る →日程調整とリスケジュールの依頼
日程調整のメールが往復するのは、ほとんど候補日の出し方が原因です。候補を3つ以上・幅のある時間帯で・所要時間つきで出すと、多くの場合1往復で決まります。
例文3件を見る →就活メール（お礼・辞退・問い合わせ）
就活メールは、独自性より型どおりであることが評価されます。件名に大学名と氏名、本文冒頭に宛名、要件を先に、最後に署名。この形を外さなければ、文章力は問われません。
例文3件を見る →お礼メール
お礼メールが形式的に見えるのは、「ありがとうございました」以外の情報が入っていないからです。何に対する礼なのかを一行具体化するだけで、テンプレートから抜けます。
例文3件を見る →ミス・誤送信のお詫び
謝罪文で必要なのは、謝罪の言葉の量ではありません。「何が起きたか」「影響」「今どうなっているか」「再発防止」の順に事実を並べると、短い文でも収まります。
例文3件を見る →断る・辞退する連絡
断りが気まずくなるのは、断る理由を探しているうちに文が曖昧になるからです。「結論」「理由は一行」「代替案」の3点だけに絞ると、断っているのに関係は悪くなりません。
例文3件を見る →有給休暇の申請
有給は労働者の権利なので、理由を詳しく説明する義務はありません。実務で必要なのは、日程・業務の引き継ぎ・連絡可否の3点です。ここが埋まっていれば、理由は「私用」で足ります。
例文3件を見る →返信が遅れたときのお詫び
返信が遅れたときは、謝罪を長くするほど遅れが目立ちます。冒頭に一行だけ置いて、すぐ本題に入るのが最も収まりの良い形です。
例文3件を見る →例文が当てはまらないとき
探して当てはめるより、伝えたい内容を普通の言葉で書いてから敬語に書き直させるほうが速く、内容もずれません。
よくある質問
例文はそのまま送っても問題ありませんか？
◯◯や△△の部分をご自身の状況に置き換えれば、そのまま送れる形で書いています。ただし社内の慣習や相手との関係によって適切な丁寧さは変わるため、違和感がある場合は言い回しを調整してください。
例文が自分の状況に当てはまらない場合はどうすればいいですか？
伝えたい内容を普通の言葉で書いてから、敬語変換ツールに貼り付けるほうが速く済みます。例文を探して当てはめるより、自分の状況をそのまま書いて書き直させるほうが、内容がずれません。
ビジネスメールで最も重要なことは何ですか？
丁寧な言い回しよりも、必要な情報が入っていることと、それが読みやすい順番で並んでいることです。たとえば遅延の連絡なら、謝罪の言葉の量ではなく、新しい期限が数字で書かれているかどうかで相手の負担が変わります。